Codice Etico Freedome – Outlane SRL SB

2.1. I nostri valori

Coerentemente con lo statuto di società benefit, Outlane riconosce i seguenti principi quali essenziali nello svolgimento dei rapporti con la generalità degli stakeholders:

• professionalità nella erogazione dei servizi e la gestione delle relazioni, per la tutela dell’affidamento che su Outlane pongono le parti contrattuali;
• rispetto delle persone e cura della relazione, nella consapevolezza della propria responsabilità nel percorso di crescita delle persone;
• equità, intesa come determinazione delle condizioni economiche e giuridiche dei rapporti senza discriminazione e nella valorizzazione delle esigenze di ognuno;
• condivisione degli obiettivi e dei risultati nei rapporti contrattuali e nell’attività di impresa in generale, nel rispetto della riservatezza dei dati personali e delle informazioni aziendali la cui diffusione possa nuocere alla continuità del business.

2.2. I nostri stakeholders

I portatori di interesse di cui Outlane intende prendersi cura in coerenza con la visione strategica e con i valori aziendali di riferimento sono:

1. i dipendenti;
2. i collaboratori e i partners commerciali;
3. gli utenti e consumatori;
4. i territori e le comunità;
5. l’ambiente;
6. i soci;
7. la pubblica amministrazione e le istituzioni.

3.1. Funzioni del codice etico

Rispetto ai predetti principi, al Codice Etico vengono attribuite le seguenti funzioni:

• preventiva: la codificazione dei principi etici di riferimento e delle regole di comportamento basilari cui tutti i destinatari devono uniformarsi costituisce l’espressa dichiarazione dell’impegno serio ed effettivo della Società nei confronti degli stakeholders;
• cognitiva: il Codice, attraverso l’enunciazione di principi generali e di regole di condotta, consente di riconoscere i comportamenti non etici e di indicare le corrette modalità di esercizio delle funzioni e dei poteri attribuiti a ciascuno;
• di legittimazione: il Codice esplicita i doveri e le responsabilità della Società nei confronti dei portatori di interesse, e rappresenta un fondamentale presidio rispetto al corretto perseguimento delle aspettative degli stakeholders;
• di incentivo: il Codice, imponendo l’osservanza dei principi e delle regole in esso contenute, contribuisce allo sviluppo di una coscienza etica e rafforza la reputazione della Società ed il rapporto di fiducia con i portatori di interesse. Analogamente, dall’osservanza dei principi e delle norme del Codice dipende la reputazione di tutto il management e del personale, nonché il rapporto di fiducia reciproca tra questi e la Società.

L’insieme dei principi etici e dei valori espressi nel Codice dovrà ispirare l’attività di tutti coloro che operano nella Società e con essa hanno relazioni, secondo quanto specificato nei seguenti paragrafi.

3.2. I soggetti destinatari

I dipendenti e gli amministratori di Outlane sono i soggetti destinatari del Codice Etico e tenuti alla sua osservanza (i “Destinatari”).
Le norme del Codice Etico costituiscono parte essenziale delle obbligazioni contrattuali del personale ai sensi e per gli effetti dell’art. 2104 del codice civile.
Ove espressamente previsto sono tenuti ad applicare il Codice Etico anche i business partners, vale a dire tutti coloro che, direttamente o indirettamente, stabilmente o temporaneamente, instaurano a qualsiasi titolo rapporti e relazioni contrattuali e/o di collaborazione con Outlane (i “Business Partners”).

4.1. Correttezza commerciale. Conformità a leggi, regole e regolamenti

I Destinatari e i Business Partners sono tenuti a cooperare lealmente tra loro e con Outlane.
Outlane conduce il proprio business in maniera onesta, trasparente e nel rispetto di tutte le leggi, regole e regolamenti applicabili.

4.2. Diversity ed inclusion. Parità di genere

Outlane si fa promotore di una politica di pari opportunità che abbraccia i concetti di “diversity” ed “inclusion”.
Outlane, pertanto, vieta e contrasta nei rapporti con gli stakeholders qualsiasi comportamento e/o modalità di comunicazione che rappresenti o comporti una forma di discriminazione, vessazione o molestia lesiva della persona, delle sue convinzioni e preferenze.

4.3. Politica di condivisione con gli stakeholder

Quale società benefit Outlane pubblica annualmente la relazione di impatto e la comunica ai propri stakeholder mediante il proprio sito web, i social network e gli altri canali di comunicazione che risultino appropriati rispetto alla categoria di stakehoder interessata.
Outlane valuta inoltre la condivisione, periodica e infrannuale, dei risultati dell’attività sociale e i nuovi obiettivi con modalità e frequenza differenziate in ragione della categoria di stakeholder.

5.1. Premessa

Nel rispetto di quanto previsto dal superiore articolo 4.2. Outlane mira a creare un ambiente di lavoro inclusivo e privo di discriminazioni, bullismo e molestie basate su sesso, razza, etnia, religione, età, identità di genere, transizione di genere, discendenza, orientamento sessuale, matrimonio e unione civile, gravidanza e maternità, nazione di origine, cittadinanza, informazioni genetiche, disabilità (ivi incluse particolari condizioni mediche), opinioni politiche, credi religiosi o filisofici e/o qualsiasi altra condizione tutelata dalla legge. Inoltre, Outlane non tollera, in alcun caso, molestie o abusi sessuali, anche verbali.
Outlane è impegnata in particolare a rimuovere ogni barriera, anche culturale, che pregiudichi l’accesso delle donne al mondo del lavoro e ne limiti la possibilità di confronto e crescita professionale in condizione di parità rispetto agli uomini.
A tal fine, la gestione di tutte le fasi del ciclo di vita del personale – selezione, onboarding, accesso alla formazione e ai percorsi di crescita, anche retributiva – è improntata al principio delle pari opportunità e della meritocrazia.

5.2. Processo di selezione

La valutazione del personale da assumere è effettuata in modo oggettivo, sulla base del confronto tra i profili offertisi e i profili in quel momento richiesti da Outlane, in tal senso valorizzando le competenze ed i meriti professionali dei candidati e preferendo quelli obiettivamente prevalenti.
Le informazioni richieste sono collegate alla verifica degli aspetti di tipo professionale e psicoattitudinale, nel rispetto della sfera personale e delle opinioni del candidato e l’uso dei dati così raccolti rimane circoscritto alle sole finalità di potenziale inserimento lavorativo del candidato, in conformità alla normativa in materia di riservatezza dei dati personali.
I soggetti preposti alla selezione, siano essi interni alle funzioni aziendali o fornitori esterni di servizi, nei limiti delle informazioni disponibili, adottano opportune misure per garantire il rispetto dei principi di cui al paragrafo 4.2.

5.3. Formazione e crescita delle risorse umane

Per garantire la massima professionalità e competenza dei lavoratori, la Società ne cura l’aggiornamento e la formazione al fine di favorirne la crescita e lo sviluppo, nell’interesse dell’azienda e delle aspirazioni lavorative dei singoli.
Outlane si impegna a coltivare un ambiente inclusivo agendo sulla cultura interna, con azioni continuative di informazione, sensibilizzazione, engagement dei manager e dei collaboratori sui temi delle pari opportunità e dell’autoconsapevolezza dei lavoratori e delle lavoratrici.

5.4. Valutazione delle performance

La valutazione dei lavoratori è effettuata in maniera allargata coinvolgendo i responsabili e, per quanto possibile, i soggetti che sono entrati in relazione con il soggetto sottoposto a valutazione.
In quest’ambito, riveste particolare importanza la comunicazione da parte dei responsabili dei punti di forza e di debolezza del lavoratore, in modo che quest’ultimo possa tendere al miglioramento delle proprie competenze anche attraverso una formazione mirata.
Nell’attività di gestione del personale sono vietate forme di discriminazione e le decisioni prese sono basate su considerazioni di merito (ad esempio, assegnazione degli incentivi in base ai risultati raggiunti). L’accesso a ruoli e incarichi è anch’esso stabilito in considerazione delle competenze e delle capacità emerse.

5.5. Conciliazione vita lavoro

Outlane valorizza le responsabilità familiari dei collaboratori quali fonte di ricchezza, da tutelare per una più piena e completa soddisfazione della persona e, a tal fine, si impegna tra l’altro a promuovere modalità di lavoro tali da favorire la conciliazione vita privata – vita lavorativa.
In particolare, la Società si impegna a:

• adottare modalità di lavoro flessibili (es. smart-working) con tempi compatibili rispetto alle attività assegnate;
• programmare le riunioni e/o meeting durante il normale orario di lavoro previsto dalla normativa aziendale, facendo debite eccezioni solo per comprovate e rilevanti esigenze aziendali;
• individuare misure organizzative volte ad assicurare, fuori dalle normali fasce lavorative, il “diritto alla disconnessione”;

5.6. Doveri del personale

A tutti i dipendenti e collaboratori di Outlane si richiede di:

• impegnarsi ad agire lealmente al fine di rispettare gli obblighi assunti con il contratto di lavoro;
• assicurare le prestazioni dovute e la loro realizzazione con il dovuto grado di professionalità, diligenza, prudenza e perizia;
• comportarsi con lealtà e probità nei confronti della Società, evitando situazioni e decisioni che possano comportare conflitti di interessi reali o apparenti con la stessa;
• conoscere ed attuare quanto previsto dalle politiche aziendali in tema di sicurezza sul luogo di lavoro;
• mantenere un atteggiamento rispettoso nei confronti dei colleghi, utilizzando un linguaggio continente e appropriato, evitando espressioni che, anche per differenze di genere, politiche, filosofiche, religiose o culturali, possano essere risultare offensive della sensibilità degli interlocutori.

Per quanto riguarda le applicazioni informatiche, dipendenti e collaboratori sono tenuti a:

• adottare scrupolosamente quanto previsto dalle politiche di sicurezza aziendali, al fine di non compromettere la funzionalità e la protezione dei sistemi informatici;
• non inviare messaggi di posta elettronica minatori ed ingiuriosi, non ricorrere al linguaggio di basso livello, non esprimere commenti inappropriati che possano recare offesa alla persona e/o all’immagine aziendale;
• prestare attenzione nell’utilizzo dei social network al fine di evitare che sugli stessi, con particolare riguardo alle parti pubbliche ed accessibili ad una platea indeterminata di soggetti, risultino pubblicati dati riservati riguardanti della Società, ovvero commenti inappropriati che possano recare offesa alla persona e/o all’immagine aziendale;
• non navigare su siti internet con contenuti illeciti, indecorosi ed offensivi;
• non scaricare sui dispositivi informatici software non autorizzati e comunque pericolosi per il corretto funzionamento del dispositivo stesso o per la sicurezza dei dati aziendali

L’utilizzo di tutti i beni aziendali cessa con il cessare del rapporto di lavoro.

5.7. Tutela del patrimonio aziendale

Ogni dipendente e collaboratore è tenuto ad operare con diligenza per tutelare i beni aziendali, attraverso comportamenti responsabili ed in linea con le procedure operative predisposte per regolamentarne l’utilizzo, documentando con precisione il loro impiego. In particolare, ogni dipendente e collaboratore deve utilizzare con scrupolo e parsimonia i beni a lui affidati ed evitare utilizzi impropri dei beni aziendali che possano essere causa di danno o di riduzione di efficienza, o comunque in contrasto con l’interesse della Società
Ogni dipendente e collaboratore è responsabile della protezione e custodia delle risorse a lui affidate.
La Società si riserva il diritto di impedire utilizzi distorti dei propri beni ed infrastrutture attraverso l’impiego di sistemi contabili, di reporting, di controllo finanziario e di analisi e prevenzione dei rischi, nonché mediante idonei presidi limitativi dell’utilizzo o dell’accesso all’impiego di beni aziendali, sistemi di autorizzazione e di filtro, fermo restando il rispetto di quanto previsto dalle leggi vigenti (legge sulla protezione dei dati personali, Statuto dei lavoratori, ecc.).

5.8. Rapporti verso l’esterno

I dipendenti di Outlane che ricevono omaggi o benefici non previsti dalle fattispecie consentite, sono tenuti, secondo le procedure stabilite, a darne comunicazione al Consiglio di Amministrazione che ne valuta l’appropriatezza.
Il personale della Società, ad esclusione dei titolari delle funzioni a ciò espressamente delegate, non potrà rilasciare ai rappresentanti della stampa, di altri mezzi di informazione ed a qualsiasi terzo, dichiarazioni, interviste o notizie riguardanti gli affari della Società o la sua organizzazione, senza la previa autorizzazione da parte del Consiglio di Amministrazione.

5.9. Conflitti di interesse

Tutti i lavoratori della Società sono tenuti ad evitare le situazioni in cui si possono manifestare conflitti di interessi e ad astenersi dall’avvantaggiarsi personalmente di opportunità di affari di cui sono venuti a conoscenza nel corso dello svolgimento delle proprie funzioni.
A titolo esemplificativo e non esaustivo, possono determinare conflitto di interessi le seguenti situazioni:

• la cointeressenza, palese od occulta, del dipendente e/o collaboratore in attività di fornitori, clienti, concorrenti;
• l’utilizzazione di informazioni acquisite nello svolgimento di attività lavorative a vantaggio proprio o di terzi e comunque in contrasto con gli interessi della Società;
• svolgere una funzione di vertice (Amministratore, Responsabile di Funzione/Area) e avere interessi economici con fornitori, clienti o concorrenti (possesso di azioni, incarichi professionali, etc.) anche attraverso i familiari;
• svolgere attività lavorative di qualunque genere (prestazioni d’opere, prestazioni intellettuali) presso clienti, fornitori, concorrenti e/o presso terzi in contrasto con gli interessi della Società.

6.1. Premessa

Outlane ricerca relazioni con Business Partners durature e impostate su partnership, piuttosto che verso singoli affari, che favoriscano la conoscenza delle rispettive realtà imprenditoriali, migliorando, quindi, la consapevolezza dei reciproci bisogni ed ottimizzando i servizi resi; accrescano la fiducia tra le imprese e l’affidabilità dei loro scambi.
I rapporti e le comunicazioni con i Business Partner devono essere improntati alla massima correttezza e al rispetto delle normative vigenti, senza alcun ricorso a pratiche commercialmente vietate e/o scorrette.

6.2. Criteri di selezione

Outlane adotta criteri di selezione dei contraenti e conferimento degli incarichi degli incarichi professionali ispirati a principi di competenza, economicità, trasparenza e correttezza.
Nella scelta di fornitori e collaboratori esterni la Società si adopera a ricercare controparti caratterizzate da professionalità ed impegno nella condivisione dei valori contenuti nel presente Codice Etico.
I Business Partners sono tenuti a conoscere e accettare il presente Codice Etico e a uniformarsi ai principi di cui all’articoli 4.2., 7, 9, e 10.

6.3. Svolgimento del rapporto

Nei rapporti con un Business Partner nessun Destinatario deve porre in essere condotte finalizzate a trarre un indebito vantaggio da terzi mediante forme di manipolazione, occultamento, abuso di informazioni privilegiate, travisamento di fatti materiali o pratiche sleali.
È altresì vietato usare impropriamente informazioni riservate, abusare di segreti commerciali e/o industriali ottenuti senza il consenso del titolare o cercare di persuadere dipendenti attuali o passati di altre società a divulgare tali informazioni.
La Società si impegna ad evitare che vengano attribuiti vantaggi illeciti ai Business Partners e ad evitare qualsiasi trattamento preferenziale legato a vincoli di parentela, di convivenza o di rapporti amicali con esponenti aziendali; in nessun caso il personale, propri familiari o propri conviventi possono accettare provvigioni, compensi o benefici di qualsiasi natura da parte di Business Partners.
Inoltre, tutti i compensi e/o le somme a qualsiasi titolo corrisposte ai Business Partners dovranno essere adeguatamente documentati e comunque proporzionati all’attività svolta, anche in considerazione delle condizioni di mercato.
La Società procede periodicamente alla valutazione dei Business Partners; la valutazione da parte della Società intende rappresentare un’opportunità per la reciproca crescita e valorizzazione.
Nel caso in cui un Business Partner adotti comportamenti contrari al presente Codice Etico o in contrasto con i principi in esso contenuti, la Società potrà sospendere o interrompere il rapporto.

8.1. Valore aggiunto e comunità locali

La Società adotta un modello di business orientato alla creazione di opportunità di lavoro e crescita nonché alla determinazione di benefici economici a favore dei Business Partners e delle comunità locali ove questi operano.
Outlane si impegna a verificare periodicamente l’efficacia del proprio modello di business e a prestare attenzione alle sollecitazioni provenienti dalle comunità in cui opera, realizzando iniziative di consultazione, informazione e coinvolgimento.

8.2. Sostegno a iniziative sociali e culturali

Nel sostegno di iniziative sociali e culturali e in genere nelle sponsorizzazioni, la Società si prefigge di considerare unicamente iniziative coerenti con i propri obiettivi strategici, con i principi di responsabilità ambientale e sociale, con gli indirizzi esplicitamente assunti dal Consiglio di amministrazione.
Outlane non eroga contributi di alcun genere a partiti politici e a candidati alle elezioni e si astiene da qualsiasi forma di pressione, verso rappresentanti pubblici, atta a procurare vantaggi alla Società.

8.3. Donazioni e liberalità

Nelle eventuali donazioni e nella concessione di liberalità Outlane privilegia iniziative che offrono una garanzia di qualità, che si distinguono per il messaggio etico trasmesso e che – in coerenza con la missione della Società – contribuiscono allo sviluppo sociale.

9.1. Principi generali

È fatto divieto ai Destinatari e ai Business Partners di dare o promettere omaggi, denaro, benefici e/o qualsiasi altra utilità, personale e non, nell’ambito delle attività svolte per Outlane, tali da ingenerare anche solo il sospetto di aver agito al fine di far illecitamente conseguire dei vantaggi alla Società.
Eventuali omaggi di modico valore o atti di cortesia o di ospitalità, tali da non compromettere l’integrità o la reputazione di una delle parti, devono essere preventivamente autorizzati.
I rapporti con pubblici ufficiali o incaricati di pubblico servizio, con soggetti pubblici e/o privati che erogano servizi pubblici, e – in ogni caso – qualsiasi rapporto di carattere pubblicistico, devono sempre ispirarsi alla più rigorosa osservanza delle disposizioni di legge applicabili, ai principi di onestà e correttezza, nonché al rispetto delle procedure esistenti.
I Destinatari, nello svolgimento delle attività per conto della Società, non possono accettare o ricevere doni o omaggi eccedenti le normali pratiche di cortesia, o le consuete relazioni di lavoro. Essi non possono, in ogni caso, ricevere o accettare denaro o altri beni, facilmente convertibili in denaro.

9.2. Gestione appalti pubblici

Outlane nella partecipazione a gare di appalto o negoziazioni per contratti di lavoro, forniture e servizi della Pubblica Amministrazione, adotta condotte improntate ai principi di buona fede, correttezza professionale, lealtà e legalità verso l’ente pubblico e gli altri soggetti concorrenti.